Intro

BouWatch is onderdeel van de Haniel groep en is een internationale, snel groeiende organisatie, die met 550 medewerkers actief is binnen 6 landen in Europa. Elk jaar komen er nieuwe landen bij, begin 2023 is Spanje aangesloten. Hoe zorg je voor eenheid in werkwijze, het wij-gevoel, het er samen voor willen gaan, goede interne communicatie, goede pre-boarding? Marketing, HR en Business Development sloegen de handen ineen en gaven aan hiervoor één platform te willen. Een digitale werkplek inclusief een sociaal intranet, dat toegankelijk is voor alle medewerkers, meertalig is én dat mee kan schalen met dit snel groeiende internationale bedrijf.

Project Mindz was verantwoordelijk voor de RFI, aanbesteding, gebruikersonderzoek, pilot, implementatie en adoptie van de nieuwe digitale werkplek & sociaal intranet binnen de landen: België-Nederland-UK-Germany-France. In de rol van project en adoptiemanager

Details

Content en training

Adoptics trainden de marketeers op het nieuwe CMS. Er was geen oud intranet aanwezig, dus alle content moest gecreëerd worden. Het Intranet Governance bepaalde oa het internationale redactiemodel. Er werd een internationaal contentplan ontwikkeld met voor elk land voldoende ruimte voor het nationale aspect. Artikelen die bestemd zijn voor de Group worden altijd in het Engels geschreven. Land afhankelijke artikelen verschijnen in de eigen taal. Zo kan iedereen én in zijn eigen taal een artikel lezen én daarnaast de Group artikelen in het Engels.

IT aanpak

Het internationaal gebruikersonderzoek bracht de wensen en eisen in kaart. Daarop volgde de internationale pilot met 22 deelnemers. Zowel de pilot als het gebruikersonderzoek gaven inzicht in welk type platform het beste past bij de gebruikers én hoe de adoptiestrategie het beste ingezet kan worden. Obv de antwoorden op de RFI werden 3 leveranciers geselecteerd, die allemaal volgens hetzelfde stramien een demo gaven. Op deze wijze kon het beste de vergelijking worden gemaakt. De stuurgroep koos de definitieve leverancier. Vervolgens zijn we aan de slag gegaan met de implementatie en inrichting van de digitale werkplek.

Adoptiestrategie

De adoptiestrategie focuste op nieuwsgierig maken, interesse wekken en vervolgens uitgebreid informeren van de medewerkers tijdens de livegang en roadshow over het nieuwe platform. In de aanloop naar de livegang in september werd er op allerlei ludieke én originele manieren gecommuniceerd met de medewerkers. Best een grote uitdaging aangezien er geen intranet was. Op 16 september 2022 gingen we in alle landen tegelijkertijd live. In de maanden erna volgde de roadshow waar we live op de diverse locaties de diverse werknemers uitgebreid meenamen in hoe ze de digitale werkplek het beste konden gebruiken. Dit verandertraject is nog steeds gaande.

Resultaat

Marketing/ HR en Business Development hebben één platform dat aan al hun wensen voldoet
Interne internationale communicatie is voor het eerst echt mogelijk
Business Development stelt via dit platform alle applicaties beschikbaar aan de werknemers obv je HR Profiel
Elk land heeft én lokaal nieuws in de eigen taal én Groups nieuws in de Engelse taal
De buitendienst is beter betrokken door de app. Ze zien on site al het nieuws en hebben ter plaatse de beschikking over alle contactpersonen (voorheen werd de planning gebeld voor elk telefoonnummer en bereikte het nieuws ze niet)

Redacteuren

8

Werkwijze

Scrumfall

Trainingen

5

Looptijd

12 mnd

Referentie

Janine was een jaar mijn steun en toeverlaat bij het realiseren van een internationaal Intranet en Digital Workspace voor onze organisatie. Als project manager heeft zij zich bezig gehouden met de begeleiding van een internationale pilot, leveranciersselecties, stakeholdersmanagement en verslaglegging, gebruikersonderzoeken en de livegang. Ook heeft ze zich bezig gehouden met het managen van de adoptiefase in 5 verschillende landen.

Het was een complex project waar zij een cruciale rol in speelde, en waarbij ik veel van haar heb kunnen leren en op haar kon steunen. Haar kracht zit in het doorzien van het krachtenveld en stakeholdersmanagement, ze denkt al ver vooruit, komt pro-actief met oplossingen voor uitdagingen en alle afspraken worden nagekomen. Ook op persoonlijk vlak hadden we een klik, Janine heeft veel energie, is altijd enthousiast en betrokken en is in staat de verbinding aan te gaan met onze collega’s op de werkvloer.

Ik kijk terug op een ontzettend fijne samenwerking en ik beveel haar van harte aan. En… hoop dat we nog eens samen een project kunnen doen.

Floor Beek, European Marketing Director, BouWatch Group

Zin in een koffie-videocall?

Bel: 06 10 77 33 33

Maken we vrijblijvend kennis en bespreken we de mogelijkheden!

Project Mindz

Sichemstraat 9a

3061 KS Rotterdam

Tel: 06 10 77 33 33

janine@projectmindz.nl