06 10 77 33 33 janine@projectmindz.nl

Projectvoorbeeld

Social Intranet Agora

Intro

Op 18 mei 2018 bracht het Erasmus MC 3 aparte vestingen samen op één nieuwe locatie. Deze verandering bracht nieuwe uitdagingen rondom communicatie en samenwerking met zich mee en vereiste een nieuwe manier van werken. Om dit allemaal goed te ondersteunen was er dringend behoefte aan een intern kanaal dat dit nieuwe werken helpt en bevorderd: Een social intranet met een sociaal georiënteerde structuur, dat alle belangrijke applicaties ontsluit.

Uitdaging: we hadden letterlijk 1 jaar de tijd om alles te realiseren, in verband met de ‘end of life’ van het oude CMS Alterian.

De kick off was in januari.We hadden een strakke planning met 3 workflows die simultaan uitgevoerd werden:  IT / Community Management / Content Management.

We kozen voor de projectmethodiek: scrumfall. Deze aanpak was zeer succesvol en zorgde dat we steeds “leaner and meaner” gingen werken.

Op 21 januari 2020 gingen we live, binnen tijd en budget.

Project Mindz was in dit project betrokken met: Software Selectie, Community Management en Project Management.

Details

Contentmanagment

Focus lag op:

1. Professionalisering van de contentorganisatie

  • Nieuw redactiemodel (van 600 naar 170 redacteuren)
  • Afdeling Communicatie beheert: Centrale contentstructuur / templates / navigatie /web analytics en monitoring / training en coaching webredacteuren
  • Webredacteuren van de thema’s maken/plaatsen themaspecifieke content

2. Content rationalisatie

Migratie opzet en aanpak (we gingen daarmee terug van 44.000 naar 5.000 pagina’s)

  • Analyse huidige pagina’s
  • Analyse van de huidige contentstromen
  • Afstemmen nieuwe migratieregels met functioneel beheerders overige applicaties
  • Nieuwe migratieregels toepassen door nieuwe redacteuren

3. Content Governance

  • Content architectuur
  • Content beheersstructuur
  • Content tool
  • Infrastructuur voor de functionele en technische ontwikkelingen
  • Beheersstructuur

Alle nieuwe redacteuren zijn door het projectteam getraind in meer dan 70 trainingen. De training is ook geheel ontwikkeld door het projectteam.

    IT

    Ivm end of life van het oude intranet was er precies één jaar de tijd voor ontwikkeling, implementatie en contentmigratie van het nieuwe social intranet. Om scherp op de planning en kwaliteit te kunnen blijven sturen zijn de volgende keuzes gemaakt.

    • Vaststellen minimal viable product, gebaseerd op wensen en eisen gebruikersonderzoek.
    • Gestart met 0-sprint: Een meerdaagse sessie waarin alle interne en externe IT betrokkenen gezamenlijk het IT-fundament bepaalden, vastgelegd in het TO.
    • Ontwerp en bouw conform de S-SDLC = Secure Software Development Life Cycle. Security was op technisch gebied continu betrokken en leading.
    • Opstellen van een strakke planning waarin de werkzaamheden werden verdeeld in 3 workflows die simultaan uitgevoerd werden:  IT / Adoptie proces / Content Management.

     De gekozen maatwerkoplossing is een API driven oplossing, we wilden geen beperkingen met het oog op doorgroei in de toekomst. Het social intranet is de core; die de data van (alle) externe applicaties (Afas, KMS, Topdesk, etc.) met behulp van krachtige zoektechnologie (Elastic Search) eenvoudig indexeerbaar en doorzoekbaar maakt voor de medewerkers. Integratie met O365 was vanaf  de insteek, maar het O365 project liep qua planning niet gelijk op. Daarom ervoor gekozen om wel al alle voorbereidingen te treffen voor integratie met het social intranet. In 2020 is begonnen met de integratie van beide systemen, zodat het social intranet doorgroeit naar de digitale werkplek die we vanaf het begin voor ogen hadden.

    Community Management

    Hoe fraai en geavanceerd een nieuw systeem ook is, het zijn de gebruikers die haar succes bepalen. De adoptie strategie focuste vanaf het begin op het informeren, enthousiasmeren en actief betrekken van de 15.000 medewerkers bij het nieuwe social intranet. Daarvoor benoemden we vier pijlers:

    1. Stakeholdermanagement: Middels de stakeholderanalyse werden de stakeholders ondergebracht in het stakeholderregister. Op basis hiervan is het stakeholdermanagementplan opgesteld met daarin de communicatie aanpak. Zo werden alle gremia op de juiste manier en het juiste moment voorzien van belangrijke informatie.

    1. Klankbordgroep: 40 representatieve medewerkers uit de hele organisatie, elk met het mandaat om de wensen en eisen van hun afdeling te vertegenwoordigen. We ontwierpen en bouwden agile: in 17 sprints van 2 weken, telkens afgesloten met een review met de klankbordgroep.
    2. Redacteuren:  Ze zijn uitgebreid begeleidt en getraind in alle aspecten van een social intranet.  Middels onze aanpak creëren we 170 ambassadeurs die hun collega’s enthousiasmeerden en nauw betrokken bij alles wat er gebeurde.
    3. Medewerkers: Online en offline berichten, vlogs, speciale Intranet 2020 site, prijsvraag voor het bedenken van de nieuwe naam, > 40 roadshows, inloop spreekuren, ambassadeuren informeerden hun thema’s/afdelingen, live gang met de schijnwerper op de mensen die met beide poten in de klei hadden gestaan tijdens dit project.

    Redacteuren

    170

    Adoptie graad

    100%

    Trainingen

    > 70

    Looptijd

    12 mnd

    Referentie

    “Een nieuw, sociaal intranet ontwikkelen en lanceren voor de ruim 15.000 medewerkers van het Erasmus MC, binnen één jaar, was een uitdagende klus. Met Janine als projectleider is ons team daarin geslaagd! Niet alleen binnen tijd en budget, maar ook met veel plezier en enthousiasme.”

    Connie Meilof, Erasmus MC

    Zin in een koffie-videocall?

    Bel: 06 10 77 33 33

    Maken we vrijblijvend kennis en bespreken we de mogelijkheden!

    Project Mindz

    Sichemstraat 9a

    3061 KS Rotterdam

    Tel: 06 10 77 33 33

    janine@projectmindz.nl